Flowstate Framework voor meer Focus – De ultieme productivity strategie

 

Tegenwoordig draait het niet enkel om informatie. Jouw unieke perspectief op die informatie wordt steeds belangrijker. Dat is wat je onderscheidt en waarvoor je klant of werkgever je betaald.

 

Als kenniswerker is het het managen van informatie en taken een essentieel onderdeel is van je werk. Je moet in staat zijn om snel informatie te vinden, te verwerken en toe te passen om je taken effectief uit te voeren. Maar met de hoeveelheid informatie die dagelijks op ons afkomt, kan het een enorme uitdaging zijn om je werk gestructureerd en doelgericht in te richten.

 

 

Het probleem?

 

Volgens verschillende studies verwerk jij elke dag het equivalent van 174 kranten aan informatie.
Daar is je brein niet voor gemaakt en dus gaat het bij veel mensen mis. Je mist kansen omdat je te druk bent met de dagelijkse gang van zaken en hebt aan het eind van de dag meestal geen energie meer over voor de dingen die er echt toedoen zoals je partner, kinderen, vrienden, etc.

 

Afleiding is een ander probleem. Belletjes en e-mails zijn tot daaraan toe, maar hoe zit het met de afleiding in je hoofd.

 

  • Heb je een plek voor al je ideeën en taken?
  • Hoe weerbaar ben jij tegen de dagelijkse stress?

 

Of ben je slim genoeg om alles te onthouden? (Spoiler alert, het maakt niet uit hoe hoog je opleidingsniveau was, niemand kan alles onthouden. Kortom, in ons dagelijks werk hebben we te maken met informatie overload en afleiding. Daarom is het essentieel dat we focus vinden en houden. Een goede structuur creëren voor het beheren van onze taken, verantwoordelijkheden en kennis is noodzakelijk om ons unieke perspectief te kunnen delen.

 

 

 

De oplossing? FlowState framework

 

De oplossing bij veelvoorkomende problemen in je werk is te vinden in drie categorieën:

 

 

 

Focus: Focus betekent kiezen. Kiezen voor wat je wel gaat doen, maar dus ook voor wat je niet meer gaat doen. En juist dat maakt het zo moeilijk, want er is altijd iets leukers beters of makkelijkers te doen.

 

 

Structuur: Als je keuzes hebt gemaakt en focus hebt aangebracht dan kan dat niet zonder de juiste structuur. Er zullen dagen zijn waarop je minder aandacht hebt. Workflows en de juiste tools zijn de vangrail zodat je niet uit de bocht vliegt op dagen dat het even niet gaat zoals gepland.

Perspectief:  Informatie is overal. Jouw perspectief op die informatie is wat het verschil maakt. Jouw kernkwaliteiten, karakter eigenschappen, achtergrond en ervaring is hetgeen wat de informatie waarde geeft. Het is onmogelijk en vooral ook erg dom om te denken dat je alle informatie in je hoofd kunt opslaan en daarna ook nog verbanden kunt leggen. De oplossing is een Persoonlijk Kennis Management systeem.

 

 

Focus

 

 

Interne afleiding:

 

Om controle te krijgen over de ‘stemmen’ in je hoofd die je nog dikwijls afleiden met verschillende gedachtes duiken veel mensen in de wereld van persoonlijke ontwikkeling. Na mezelf vele jaren te hebben ondergedompeld in de wereld van persoonlijke ontwikkeling kwam ik erachter dat de oplossing niet ligt een een beter systeem of peptalk praatje met jezelf.

 

 

Waar het om gaat, is bewust worden van de stem of subpersoonlijkheid die aan het stuur zit. Een techniek die beter bekend staat als Voice Dialogue.
Voice Dialogue kun je terugbrengen tot een simpel concept die ik je het beste kan uitleggen op basis van een analogie van een auto. De auto vertegenwoordigt je innerlijke zelf en heeft verschillende stoelen. Op die stoelen zitten de bestuurder en de passagiers die staan voor je verschillende subpersoonlijkheden. Subpersoonlijkheden zijn bijvoorbeeld: de stresskip, de grappenmaker, de eikel, de pusher, etc.

 

 

De vraag is:

 

  1. Wie zit er achter het stuur? Welke stem (subpersoonlijkheid) heeft de controle over je gedachtes en acties. Net zoals de bestuurder van een auto het voertuig stuurt en bepaalt waar het naartoe gaat, zo bepaalt de stem die achter het stuur zit wat je doet en hoe jij reageert op situaties.
  2. Wie zit er op de achterbank en geeft advies? Je hebt niet een stem, je hebt honderden stemmen (subpersoonlijkheden) die betrokken zijn bij het maken van keuzes. Deze ‘stemmen’ kunnen je raad geven en invloed uitoefenen op de beslissingen die je neemt, net zoals een passagier op de achterbank zich kan bemoeien met de bestuurder.

 

Als je begrijpt en accepteert dat geen enkele stem verkeerd is, maar wellicht niet de beste bijdrage kan leveren aan dat wat je op dat moment wilt doen en bereiken, dan heb je een grote stap gezet.

 

Bewust zijn welke stem nu aan het stuur zit en of die stem de beste chauffeur is op dat moment is de sleutel naar meer balans, betere resultaten en meer focus in je werkdag.

Externe afleiding:

 

Als je het gesprek met jezelf onder controle hebt, ben je al verder dan 80% van de mensen. Er is echter een tweede vorm van afleiding. En de beste manier om weerstand te bieden aan deze afleiding is de kunst van elimineren te beheersen.

 

Essentialism

 

In het boek “Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less” omschrijft Greg McKeown een filosofie die zich richt op het identificeren en nastreven van wat echt belangrijk en essentieel is in ons leven. In tegenstelling om te proberen om alles tegelijk te doen, moedigt essentialism je aan om prioriteiten te stellen en te focussen op de dingen die het meest waardevol zijn en er echt te doen op dat moment.

 

 

De Non-essentialist zegt ‘ja’ op vrijwel elk verzoek of elke. De essentialist zegt alleen ‘ja’ tegen de beste 10 procent van de mogelijkheden. Daarnaast gebruiken zij brede, impliciete criteria als “is dit precíés waar ik naar op zoek ben” of “draagt dit bij aan mijn hoogste doel”.

 

Oefening: Pak pen en papier en noteer een project waar je de komende 3 maanden minimaal 60% van je aandacht aan wilt geven.

 

 

Noteer vervolgens:

 

  1. Welke 3 resultaten wil je behalen met dat project en kies uit die 3 resultaten het belangrijkste resultaat.
  2. Welke 3 activiteiten moet je ondernemen om dat belangrijkste resultaat te behalen en kies vervolgens weer 1 activiteit.
  3. Wat zijn de 2 subtaken die je elke dag uitvoert?

 

 

Andere praktische tips voor nog meer focus

 

 

  • ALLE notificaties UIT! Notificaties zijn de grootste vijand van focus. Zet ze uit op al je devices.
  • Voorkom task switching. Elke keer dat je van taak wisselt blijft je aandacht een beetje hangen bij de vorige taak. Dit verschijnsel heet aandachtsresidu wat de focus en productiviteit vermindert.
  • Ken de sneltoetsen van de programma’s waarmee je dagelijks werkt. Hoe vaker je switcht tussen muis en toetsenbord, hoe meer tijd je verliest. Een simpele Google search op het woord ‘sneltoets’ of ‘shortcut’ in combinatie met de software levert je vaak al genoeg resultaten op.

 

 

In deel twee van deze blog reeks deel ik mijn inzichten, tips en tools met je voor meer structuur.

Meer uit je kennis en netwerk kapitaal halen?

Meer dan 27.000 professionals onder mijn gingen je voor. Door middel van gepersonaliseerde training voor jouw organisatie of 1-op-1 coaching, werken we samen aan het versterken van je Thought Leadership strategie en het bereiken van je ambities.

Neem contact op voor meer informatie.