Dit herken je vast wel…

In mijn werk is het soms lastig om het afspraken te plannen. Eindeloos heen en weer mailen om tot een geschikte datum te komen. Als je al meer van mijn blogs hebt gelezen dan weet je dat ik niet zo van het tijd verspillen ben. En daar komt Calendly om de hoek kijken!

Calandly

Calandly is handige tool waarmee je iemand anders alle vrij momenten in je agenda laat zien zonder de rest van je afspraken te laten zien. Niet iedereen hoeft te weten wat je de hele dag aan het doen bent 😉 Het werkt als volgt. Ga naar https://calendly.com/login en login met je Google of Office 365 account afhankelijk waar je agenda online staat.

Calendly login

Klik vervolgens aan de bovenzijde op “Event Types”. Hier zie je enkele voorgestelde mogelijkheden maar ik ga er vanuit dat je die zelf wilt aanpassen. Klik daarom op het tandwieltje (1) en selecteer Edit.Calendly schedule

Op de volgende pagina vul je de verschillende velden in. Ik heb hier bijvoorbeeld als “eventname” dagdeeltraining aangemaakt met een duur van 4 uur. Vervolgens geef ik bij “Availibility” de start tijden 9.00 am en 1.00 pm aan. Hiermee zorg ik ervoor dat iemand niet midden op de dag iets kan inplannen maar alleen aan het begin van de ochtend of de middag.

Je kunt vervolgens de bevestigingsmails nog personaliseren maar een belangrijkere optie staat onder “More Availibility Options”. Hier kan je namelijk de tijd instellen die tussen twee evenementen moet zitten. Ik heb bij “Buffer before event” 1 uur ingesteld zodat ik (als er geen files zijn :-s) genoeg tijd heb om van de ene afspraak naar de andere te komen.2015-12-03_15-52-23

Klik als laatste op “Save changes”om alle instellingen op te slaan.

Klik vervolgens op de “Calendly link”achter het event wat je net hebt aangepast. Je ziet nu de tijdsvakken die je hebt ingesteld en de plekken waar de andere partij dus nog zaken in kan plannen. Wanneer er op een van de tijdstippen wordt geklikt wordt gevraagd de exacte tijd te bevestigen en vervolgens om de naam en het email adres van de desbetreffende persoon gevraagd.2015-12-03_15-40-53

Vervolgens krijg jij een mail met daarin de gegevens van het event en de naam en email adres van de planner. Je kunt de uitnodiging nu zelf accepteren of weigeren.

Voor een snelle afspraak is de tool wat te uitgebreid maar wanneer je een serie van afspraken moet plannen is Calendly een tool die je echt wilt gaan gebruiken!!