Flowstate Framework voor meer structuur – Het belang van structuur tijdens je werkdag

In de vorige blog heb je kennis gemaakt met het FlowState framework en hoe Focus de eerste sleutel is tot een productieve en effectieve werkdag. In dit artikel deel ik mijn inzichten, tips en tools met je voor meer structuur.

Structuur om je productiviteit te verbeteren!

Structuur in je werkprocessen en workflows is essentieel voor een effectieve en efficiënte werkdag. Door een solide systeem voor je werk te hebben, ben je minder afhankelijk van motivatie of een bepaald humeur. Het is namelijk normaal dat we soms minder energie hebben, maar deadlines moeten toch gehaald worden. Een gestructureerde aanpak helpt je om ondanks deze energie dipjes productief te blijven.

In zijn boek “Atomic Habits” benadrukt James Clear het belang van het focussen op systemen in plaats van doelen. Het idee achter “systeem boven doel” is dat het richten op het proces (het systeem) dat leidt tot resultaten, effectiever is dan simpelweg gefixeerd te zijn op het eindresultaat (het doel).

Volgens James zijn doelen op zichzelf vaak niet voldoende om blijvende veranderingen in gedrag en gewoonten te bewerkstelligen. Doelen zijn nuttig om te bepalen welke richting we op willen, maar ze bieden geen concrete handvatten voor hoe we daar moeten komen. Systemen daarentegen zijn de gewoonten, routines en processen die ons stap voor stap naar het gewenste resultaat leiden.

Door je te concentreren op het systeem, maak je kleine, consistente verbeteringen die op de lange termijn tot grote veranderingen kunnen leiden. Dit helpt je om vooruitgang te boeken, ongeacht of je je doel al hebt bereikt. Bovendien kan het focussen op systemen helpen om teleurstelling te voorkomen wanneer doelen niet direct worden behaald, omdat je je aandacht richt op de acties die je dagelijks onderneemt.

In het kort: het idee achter “systeem boven doel” is om te werken aan de dagelijkse gewoonten en processen die uiteindelijk leiden tot het bereiken van je doelen, in plaats van je uitsluitend te concentreren op het eindresultaat.

Stress onder controle gedurende de dag

Je fysieke staat speelt natuurlijk ook een rol gedurende de dag. Het is goed om te weten dat er grofweg twee systemen zijn die je staat van zijn bepalen. Een beetje inzicht daarin gaat je enorm helpen om de gewenste staat te bereiken.Als eerste je sympathische systeem wat je helpt bij actie en stress (“vechten of vluchten”). Stress wordt bijna altijd als negatief beschouwt, maar een beetje (gecontroleerde stress) is goed voor je.
De truc is om de hoeveelheid stress te balanceren met je para sympathische systeem wat zorgt voor ontspanning en herstel (“rusten en verteren”). Aangezien we in onze maatschappij over geen gebrek hebben aan stress wil je idealiter gedurende de dag voornamelijk invloed uitoefenen op het para sympathische systeem. Daardoor behoudt je het overzicht en heb je rust in je kop.

Oefening

Een simpele en effectieve manier om jezelf in een ontspannen staat te brengen is Block Breathing.
Het is ooit bedacht door de navy seals om in het heetst van de strijd het hoofd koel te houden.

De methode is heel simpel:

Adem 4 seconden in via je neus
Houdt je adem 4 seconden vast
Blaas je adem 4 seconden uit via je mond
Houdt je adem 4 seconden vast

Herhaal zo vaak als nodig.

Workflows

Takenlijst vs Time blocken (Agenda)

Takenlijstjes zijn fijn om snel je taken op te schrijven. Ze schieten echter te kort als het gaat om structuur. Een groot probleem is namelijk dat een lijstje je nog geen inzicht geeft in de hoeveelheid tijd en energie die het kost om de taak te voldoen. Je pakt het slimmer aan door naast je takenlijst ook met time blocken te gaan werken.

Hoe?

Pak je agenda erbij.
Bepaal aan de hand van je takenlijst welke taken vandaag of deze week moeten worden afgrond.
Schat in hoeveel tijd de taak jou gaat kosten en blok die tijd in je agenda.
LET OP! Houd tussen de blokken tijd vrij voor onverwachte zaken. Zoals telefoontjes die tussendoor komen, taken die meer tijd kosten, etc.
Mik op een slagingspercentage van 70%. Als dat lukt ben je waarschijnlijk al de grootste productiviteit goeroe van jouw organisatie!

Je NOT-TO-DO lijst

In zijn boek “Clockwork” omschrijft Mike Michalowicz het 4D model. Het is beter bekend als de Eisenhower matrix en dit model kan je helpen om te bepalen wat je wel, maar vooral wat je niet meer gaat doen. en dat laatste is essentieel als je iets wilt bereiken.

Tijd voor je NOT-TO-DO list

✅ Beslissen
Bepaal welke taken je WEL en vooral welke je NIET op je to do lijst gaat zetten. Maak het niet te ingewikkeld, maar zorg er wel voor dat je weet waarom je ze niet meer gaat doen. Aangezien je stopt met bepaalde taken, kan het zijn dat sommige mensen teleurgesteld zijn of nu de taken zelf moeten uitvoeren. Geen zorgen, maar je moet ze wel laten weten WAAROM.

✅ Delegeren
De taken die op het lijstje van een collega, leverancier etc horen, moeten zo snel mogelijk van je lijst af. Als ondernemer kun je een freelancer of bureau inhuren. Werknemer? Plan een vergadering met je manager en leg uit waarom deze taken niet meer door jou moeten worden gedaan.

✅ Ontwerpen
Het is mogelijk dat de taken die nog op je to-do lijst staan veel efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Kijk welke delen van de taak geautomatiseerd kunnen worden. Schrijf de stappen op die je neemt om de taak uit te voeren. Kijk nu naar de lijst en ontdek wat je kunt automatiseren door gebruik te maken van een text-expander, een mail template, een auto-reply of een snelkoppeling.

Dit proces kost tijd, maar het zal zichzelf in de toekomst tien keer terugbetalen.

✅ Doen
Je hebt nu alle informatie en strategieën. Zet niet meer dan 5 taken op je dagelijkse to-do lijst, zodat je jezelf niet overweldigt. Dit zou gemakkelijk moeten zijn, omdat je veel taken van je lijst hebt gehaald. Doe 10 push-ups (of wat dan ook werkt voor jou) om je lichaam in actie-modus te krijgen, en laten we beginnen met de dingen die je moet doen!

Andere praktische tips voor nog meer focus

Inbox zero strategie. Wil je voor eens en voor altijd je mailbox onder controle? Check dan eens deze workflow van Jeff Su.

P.A.R.A . Tiago Fore heeft een slim systeem bedacht om structuur aan te brengen in je mappen, mailbox en alle andere systemen die je gebruikt. Dikke aanrader waar ik al eerder een blog over schreef.