PARA – Een productief systeem voor je hele leven!

Apps… ze zijn handig maar er zijn er teveel. To-do lijsten, mail systemen, notities, micro notities, bookmarks, opgeslagen bestanden, mappen, google drive, Dropbox, en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Ik ben dol op apps, vooral als ze nieuwe zijn en mij meer effectiviteit en productiviteit beloven. Het probleem wat ik daarmee zelf creëer en jij vast herkent is dat je na verloop van tijd geen idee meer hebt waar je welke app voor gebruikt…

De belofte (productief en efficiënt) van elke app kan simpelweg door niet een app worden waargemaakt. Je hebt voor verschillende werkzaamheden en verschillende project fases verschillende mogelijkheden nodig. Dat allemaal in een app proppen zou een monster van een app geven waar geen touw meer aan vast te knopen is.

Wat is dan de oplossing? Niet de app, maar een productief systeem.

PARA

PARA staat voor:

  • Projecten (gebundelde werkzaamheden met een deadline)
  • Area’s (zaken waar je een verantwoordelijkheid over hebt)
  • Resources (bronnen van informatie)
  • Archief (Informatie die je wel wilt bewaren maar op dit moment niet van belang is)

Het systeem is uitgedacht door Tiago Forte. Een productiviteit expert uit silicon valley. PARA is een systeem waarmee hij zijn BASB (building a second brain) systeem ondersteund. (Daarover in toekomstige blogs meer)

Het idee achter het PARA systeem is dat je het op zoveel mogelijk plekken doorvoert. In je mailbox, je notitie app, de mappen structuur op je hard of cloud drive, etc. De enige app waar ik het ‘nog’ niet volledig heb doorgevoerd is mijn to-do app Asana. Simpelweg omdat ik het nut van resources en een archief in een dergelijke app nog niet heb ontdekt.

Voor ik je gaat implementeren is het van GROOT belang dat je de soms subtiele verschillen tussen de vier onderdelen snapt.

Projecten

Projecten zijn een serie van taken die een deadline hebben. De deadline is het verschil tussen een Area en een Project. Dat betekent in de praktijk dat de inhoud van je project map regelmatig veranderd. Als het goed is rond je immers projecten af.
Bijvoorbeeld: lancering van een website, een boek schrijven, de schuur schilderen, een evenement organiseren, etc.

Area’s

Area’s (een omgeving) is datgeen waar je blijvend verantwoordelijk voor bent. Meestal zijn dit niet een vast aantal taken maar is het wel iets waarvan je de kwaliteit hoog wilt houden.
Bijvoorbeeld: je gezondheid is een area. Het is niet zo dat je na een bepaalde datum stopt met goed voor jezelf zorgen. Een marathon gaan lopen is bijvoorbeeld een project. Je wilt op een bepaalde datum de marathon gaan lopen. Een gezond dieet wat ervoor zorgt dat je oud kan worden is een area. Ditzelfde geldt bijvoorbeeld voor je financiën, professionele en persoonlijke ontwikkeling, etc.

Resources

Resources zijn de bronnen die je gebruikt om je projecten te laten slagen of een doorlopende interesse die past bij de area’s. Resources kunnen bestaan uit alle mogelijke informatiebronnen. Het verschil tussen de informatie die je bij je projecten opslaat en resources is dat de info in resources tijdens meerdere projecten gebruikt kan worden of niet vast zit aan een deadline.
Bijvoorbeeld: links naar artikelen en andere media, boeken (boeksamenvattingen), pdf’s, notities, etc.

Archief

De meest simpele van de 4. Heb je een project afgerond, speelt een bepaalde area geen rol meer in je leven of heb je interesse in een vakgebied (resource) verloren dan gaat het naar je archief.
Tip! Houd in je archief weer dezelfde structuur aan. Dus projecten, area’s en resources.

PARA voor productief werken in de praktijk

‘Niet je oude schoenen weggooien voor je nieuwe hebt’ en dat geldt zeker voor de implementatie van dit systeem. De belofte van PARA is dat je de tijd die je kwijt bent naar zoeken van informatie enorm gaat verkorten. Implementeren is 1 maar er dagelijks mee werken is een tweede.
Mijn suggesties is dan ook om PARA allereerst door te voeren in 1 app. Ik ben bijvoorbeeld gestart met het doorvoeren van PARA in Evernote en later in Notion om mijn notities (resources en area’s) te organiseren. Toen ik merkte dat de structuur daar goed werkte heb ik mijn Dropbox opnieuw ingericht en daarna mijn mailbox in Airmail.

Stap 1
Heb je vertrouwen in het systeem dan voer je het dus volledig door in een app of op 1 gebied (bijvoorbeeld privé i.p.v. meteen zakelijk)

Ben je helemaal nieuw op het gebied van productiviteit en het ordenen van je systemen begin dan met een bruindump. Gooi alles uit je hoofd wat je nog moet doen, waar je je in wilt verdiepen, wat je nog wilt leren, de verantwoordelijkheden die je hebt, etc.
Start daarna met het definiëren van de projecten. Zoals in het voorbeeld hierboven, gezondheid is een area (geen deadline), 5 kilo afvallen binnen 2 maanden is een project.

Stap 2
Maak nu een map ‘Projecten’ aan en daaronder submappen die de projecten vertegenwoordigen. In deze mappen sla je de info op die je nu al hebt om het project af te ronden.

Stap 3
Gebruik je to-do of project management app of system (Things, Asana, Google tasks) en maak ook daar in exact dezelfde structuur en volgorde de projecten aan. Zet hier alle subtaken in en stel deadlines voor het projecten en de subtasks.

Stap 4
Ga aan het werk! Test of je op deze manier de informatie die je nodig hebt om je projecten af te ronden sneller en frictieloos kunt vinden. Gelukt? Pas dan de volgende app of systeem aan naar de PARA methode.

Bovenstaand is een beknopte opsomming wat PARA is, hoe het werkt en hoe je het in de praktijk inzet.
Het is een veelomvattend systeem en niet in 1 korte blik uit te leggen, maar ik hoop dat ik je inzicht heb gegeven in een alternatieve en betere manier om je systemen te ordenen.

Meer weten? Neem vrijblijvend contact met mij op voor een online meeting waarbij ik met je meekijk hoe jij PARA het beste kunt implementeren?
Liever eerst meer lezen? Bekijk dan het artikel over PARA van Tiago.